Overheid aan boord van het U.lab

Innoveren bij de Rijksoverheid

Zojuist las ik een tekst over een reorganisatie binnen een onderdeel van de Rijksoverheid. Men wil hier ‘toewerken naar een cultuur die wendbaarheid faciliteert, maar tegelijk een goede basis biedt voor een stabiliteit en betrouwbaarheid’. Meteen is daar een kritisch stemmetje: Waar wendbaarheid vraagt dat je verantwoordelijkheid en handelingsvrijheid in de gehele organisatie mogelijk maakt, nodigt ‘stabiliteit en betrouwbaarheid’ toch juist uit tot controle van bovenaf? Zucht, weer zo’n voorbeeld van een bureaucratie die met hip woordgebruik de aandacht afleidt van leidende principes als hiërarchische sturing, controle en voorspelbaarheid? Wordt hier goede sier gemaakt met een cosmetische ‘wendbaarheid’ die in werkelijkheid weinig hout snijdt? Of ben ik te snel met mijn oordeel en moet ik de pessimist in mij te beteugelen?

De blokkade van de pessimist

Ik moet denken aan een discussie die een paar jaar geleden voerde met een fervent voorstander van nieuwe manieren van organiseren. Of in ieder geval: een optimist. We spraken over de (on)verenigbaarheid van nieuwe manieren van organiseren en de overheid, mijn werkveld. Mooie ideeën hoor: empowerment, eigen verantwoordelijkheid, resultaatgerichtheid en emergent leiderschap. Maar ik zag het niet zo voor me in de bureaucratieën die aan me voorbij trokken. De optimist dacht juist in mogelijkheden. Aangezien mijn kritische vragen een open onderzoek blokkeerden, kwamen we niet tot een constructief gesprek (‘Nee, dat lukt je nooit in zo’n traditionele bureaucratie/een organisatie met zo’n groot (politiek) afbreukrisico’. Enzovoort…)

De Schotten gaan ervoor

Die pessimist is inmiddels in het gareel en het open onderzoek op gang. Met belangstelling kijk ik naar experimenten met ‘anders organiseren’ in overheidsorganisaties. Een indrukwekkend voorbeeld is te zien bij de Schotse overheid, die samen met partners uit civil society en bedrijfsleven nieuwe manieren van samenwerken en innoveren exploreert. Ze gebruiken daarbij de MOOC (massive open online course) U.Lab, die september 2015 start. Deze cursus gaat over innovatie en verandering aan de hand van Theory U. Voorafgaand aan de start van de cursus in september vinden voorbereidende bijeenkomsten plaats tussen overheid, civil society en bedrijfsleven. Dat de overheid ver weg blijft van een paternalistische rol blijkt uit de openingszin van Kenneth Hogg (mede-initiator en overheidsdirecteur) bij een voorbereidende bijeenkomst:

Hey, we know that the system is broken, and we know that we do not have the answers. We need your help! That’s why we are here.

In de eerste paragraaf van dit artikel lees je meer over de zoektocht van Schotland om het U.lab in te zetten bij de co-creatie van cross-sectorale innovatie platforms die zich bezig houden met actuele thema’s.

Momentum om de toekomst te co-creëeren

Misschien is het onafhankelijkheidsvraagstuk op dit moment wel het belangrijkste thema dat speelt in Schotland. De Schotten toonden daarbij in ieder geval massaal betrokkenheid: het referendum over onafhankelijkheid in 2014 had een opkomst van bijna 85% (het ‘nee kamp’ won, maar niet heel overtuigend). Waar de Schotten willen dat hun stem wordt gehoord bij de vormgeving van hun toekomst vormt het U.lab nu een middel om co-creatie tot stand te brengen. Overheid? Ja. Nieuwe manier van organiseren? Zeker! Ik volg nauwgezet wat er vanaf september gebeurt.

De optimist aan zet

Nu speelt er geen onafhankelijkheidsvraagstuk bij de meesten van ons. Maar we hebben wel allerhande kleine en grote vragen, professioneel of persoonlijk. Die zou je komende september kunnen exploreren in het U.lab waarin ook de Schotten participeren. Alleen of met collega’s. Of je nu voor/met de overheid werkt of niet. Ook interessant als je benieuwd bent naar de grondbeginselen van Theory U. Meld je aan voor de MOOC! Eerst meer weten? Bekijk dit filmpje over het U.lab. En als je dan nog niet bent uitgekeken ook dit filpmje. De makers van U.lab noemen hun aanpak trouwens MOOC 4.0, omdat het naast online ‘college’ ook kansen biedt voor allerlei vormen van interactief leren en presencing. Daarvoor is het wel raadzaam te participeren in een ‘hub’ in jouw directe omgeving. Via de site van het Presencing Institute kun je zoeken naar hubs bij jou in de buurt.

Geen idee of de doelen worden behaald in de reorganisatie waarmee ik dit stuk begon, maar de verandering begint met denken in kansen.

Reizen met Theory U

Ik zit in de trein naar Berlijn en ben moe. De afgelopen –toch al drukke- weken besloot mijn dochter namelijk dat de dag voortaan om 5 uur ‘s ochtends begint. Nu ben ik een matineus type, maar laten we het niet overdrijven. Het vooruitzicht van een midweek lang verzorging in een ‘bio-hotel’ op het Duitse platteland roept aldus gelukzalige gevoelens op. Dat de reden van de reis geen vakantie is, maar een training, deert niet. Goed eten en zon op mijn hoofd: kom maar op!

Blinde vlek bij leiderschap

De training heet het Presencing Foundation Program en wordt georganiseerd door het Precensing institute. Gedurende een kleine 5 dagen zijn 80 deelnemers met uiteenlopende nationaliteiten bijeen om te leren over Precensing en Theory U. Dit gedachtegoed is geïnspireerd door action research, mindfulness en civil society. Het biedt een framework om te kunnen werken met de ‘diepere laag’ van onze ervaring en beoogt een nieuw sociaal paradigma te zijn met duurzaamheid en holisme als uitgangspunten. De premisse is dat de kwaliteit van het resultaat dat wij creëren in een sociaal systeem een functie is van de kwaliteit van het bewustzijn van waaruit de deelnemers handelen. Pardon? Ja, lees de zin nog maar eens. Het spreekt ‘the blind spot of leadership’ aan: de innerlijke conditie van waaruit we handelen. Het succes van onze acties als changemakers hangt namelijk niet af van wat we doen of hoe we het doen, maar van de ‘innerlijke plek’ van waaruit we handelen. Als ik de trainingszaal binnen loop is me nog niet helemaal duidelijk wat dat betekent.

Dansers en ambtenaren

De deelnemers zijn changemakers, sociaal ondernemers en organisatieontwikkelaars. Maar er zitten ook dansers, musici en wetenschappers in de zaal. Allen houden zich bezig met leiderschap en (sociale) innovatie én willen daarbij gebruik maken van het potentieel van de ‘collectieve creativiteit’. Tijdens het welkomst-diner gaat de microfoon van hand tot hand voor een voorstelrondje. Duidelijk wordt dat men hier niet komt om ‘de methode komt leren’. Nee, er ligt een schat aan ideeën en projecten klaar die wachten op een beetje hulp van Theory U om tot wasdom te komen. Of het nu gaat om de Schotse overheid die werk wil maken van burgerparticipatie of het project dat wereldwijd toegang tot schoon drinkwater wil realiseren. De sfeer is goed. Anticipatie en verwachting zinderen boven de ronde dinertafels.

Theory U

De training gaat van start met een feitelijke presentatie van de theorie. De ‘U’ beschrijft manieren van menselijke interactie. De vorm beschrijft het proces waarbij je van oppervlakkig communiceren en oordelen, via feitelijke waarnemen en het ‘empathisch aanwezig zijn’, ‘loslaat’ en je zo verbindt met wat voortkomt uit die diepere laag van onszelf. Hier vind ‘precensing’ plaats: leren van de toekomst zoals die zich aandient. Misschien is dit nog het best te beschrijven als ‘flow’: de staat waarin de tijd vertraagd, je ‘één bent’ met je handelen (en de anderen) en als vanzelf precies het goede doet. Zoals een rugby team dat een formidabele prestatie neerzet. Van deze ‘opkomende toekomst’ leer je door snel te handelen (prototyping) en feedback te genereren om je koers bij te stellen. Door een ‘U proces’ te doorlopen, genereer je oplossingen die je niet kan vinden met je gebruikelijke manieren van denken.

Bron: Presencing Institute

Bron: Presencing Institute

Dalen langs links

Het comfort van de collegebank lonkt. Net als de relaxmodus zich meester wil maken van de zaal worden de deelnemers wakker geschut met opdrachten. In groepjes wordt casuïstiek besproken. Dialoogvormen waarin oordelen worden opgeschort en wordt gekeken met ‘fresh eyes’ vervangen beleefde conversatie en debat. Maskers gaan af. Het proces zakt van de linker bovenzijde van de U langzaam af naar onder.

Presencing

Als presencing het aanwezig zijn in het ‘hier en nu’ is en voelen wat zich aandient, dan is het niet vreemd dat het programma doorspekt is met mindfulness-oefeningen. Dat gebeurt individueel, maar juist ook in interactie met elkaar. Het proces bevindt zich nu onder in de U. Wat is die potentiële toekomst die je slechts ruimte hoeft te geven om werkelijkheid te laten worden? We werken met ‘Social Precensing Theatre’, een werkvorm die het systeem helpt om zichzelf en die ‘opkomende toekomst’ te zien. Hoe dat werkt kan grondlegger Arawana Hayashi, je beter uitleggen dan ik. Ik ben onder de indruk van hoe we met iets dat lijkt op bewegende organisatieopstellingen inzicht krijgen in intuïtieve oplossingen voor onze casuïstiek. Het moet er raar uit hebben gezien voor een buitenstaander, die groepen mensen die vreemde bewegingen maken: een langzame improvisatiedans of een vreemde variant van tai chi.

Omhoog lang rechts

Maar met inzicht zijn we er nog niet. Het is zaak meteen te handelen op basis van het inzicht of ruwe idee: prototyping is het devies! Geen probleem dat het idee nog niet perfect of ‘af’ is. Integendeel, stel jezelf vooral in staat snel feedback van stakeholders te vergaren waarmee het idee verder vorm kan krijgen. Wie ga je nu direct bellen om je idee te bespreken? Welke actie onderneem je? Met deze stap beweegt het proces langs de rechterzijde van de U weer omhoog. Verfrissende aanpak voor iedereen met perfectionistische neigingen. Weer geldt dat de best passende oplossing zich vanzelf aandient in de sociale context. Vertrouwen is een woord dat blijft opkomen bij me tijdens de training.

Oude wijsheid

Het is een rake training. Een aantal van mijn persoonlijke vraagstukken wordt kristalhelder. Ik ben niet de enige met die ervaring. Bovendien zijn na alle theorie en oefening, ‘voelen’ en stilte onze vaardigheden om een ruimte te creëren waarin ‘presencing’ wortel kan schieten gegroeid. Die technieken zijn niet altijd nieuw, maar gebaseerd op ‘oude wijsheid’ over ‘loslaten’, het erkennen van ‘wat er is’ en ‘vertrouwen’ om ruimte te maken voor creatie en intuïtie. De manier waarop Theory U die wijsheid koppelt aan sociale innovatie en co-creatie is wél nieuw, althans voor mij. De potentie van het model pakt me. Doordat de presentatie zakelijk is, is het bovendien aantrekkelijk voor doelgroepen die wegblijven zodra spiritualiteit in de etalage staat. Kansen voor verandering dus met Theory U!

De reis begint nu pas echt

Ik zit in de trein terug naar Amsterdam. Na een afsluitende avond met muziek en gezelligheid en een korte nacht is ‘herboren’ niet de beste beschrijving voor mijn staat van zijn. Maar toch bruis ik van de energie. Een vat vol ideeën die vragen om uitvoering gaat mee terug. Deze blog is er daar een van. De Duitse weidsheid van het landschap gaat over in het geordende Hollandse landschap. Dáág Duistland, tot snel.

Bovenstaande tekst is geen uitputtende beschrijving van Theory U en Precensing. Lees verder op de website van het Precensing Institute.

De twinkeling

In mijn omgeving lopen mensen rond die zich graag bezighouden met organisatieontwikkeling. In hun ogen zie ik de laatste tijd verdacht vaak een twinkeling. Het kan zijn dat mijn oog er nu pas op valt, misschien is die twinkeling helemaal niet nieuw, maar intrigeren doet ‘ie wel.

Nieuwe geluiden in organisatieland

Als ik onderzoek wat daar speelt dan hoor ik een geluid dat in niets lijkt op de traditionele manier van organiseren. Afhankelijk van wie je het vraagt, kloppen de harten sneller van ervaringen met socratische dialogen, ‘nieuw organiseren’, Rijnlands organiseren, Theory U, Lean of Agile. Benaderingen en methoden – paradigma wisselingen zelfs- die niets te maken hebben met de traditionele hang naar planning, maakbaarheid en controle.  In plaats daarvan staan verbinding, zelfsturing, co-creëren en ‘hier & nu’ hoog in het vaandel. Er hoort een gevarieerd palet aan trainingen en communities bij waar je  inspiratie op kunt doen.

Van ratio naar hart en onderbuik?

Die twinkeling laat me niet onberoerd. Wat me boeit is dat die (op-)nieuw ontdekte aanpakken ons aanmoedigen onze controlebehoefte te laten vieren. Daarmee maken ze plaats voor dingen die uit het zicht waren geraakt. Creativiteit, bezieling en durf. De constant veranderende realiteit als uitgangspunt voor het  handelen in plaats van de planning of procedure. Tja, logisch toch?! Misschien. Toch zie ik mensen wegduiken achter organisatiestructuren, hiërarchie en ratio. En tuigen we werkwijzen op die elke zweem van leiderschap smoren in de kiem. Of gloort er iets aan de horizon? Het lijkt alsof we ons blikveld voorzichtig verbreden om verbinding, eigenaarschap en intuïtie te zien.

Van romantiek naar pragmatiek!

Maar wat hebben we daaraan in de praktijk?  Parels voor organisatieontwikkeling, groei en innovatie? Blazen we onze organisaties ziel in en maken we ze menselijker? Of zijn we in de ban van een vluchtige sixties revival en laten we ons in de luren leggen door de romantiek van love, peace & happiness? Ik ga de komende tijd op zoek naar ervaringen die me een antwoord kunnen bieden. Mijn ervaringen deel ik in dit blog. Zo mogelijk ontvouwt zich voortschrijdend inzicht. En om de verwachtingen te managen… objectiviteit is -vanwege de eerder genoemde twinkeling- geen garantie.

En wat doe jij hier? Laat het me weten; je input is welkom!